La prise de rendez-vous en ligne est un élément clé pour tout professionnel qui souhaite mettre en place un lien direct avec le client. Cependant, ce système souvent incomplet nécessite une part de réflexion pour déterminer comment se passera cette réservation.

Un système de réservation en ligne, oui, mais pourquoi ?

Pour vous faciliter la gestion de vos réservations en ligne, il est important de mettre en place un système qui permettra à vos clients de réserver des créneaux qui sont uniquement ouvert à la réservation. Avec un système avancé, vous pourrez gérer plusieurs lieux, plusieurs « fournisseurs » de vos services (barbier, coiffeur, coach, …) et toutes les prestations que vous le désirez.

Quels fonctionnalités mettre en place ?

Pour commencer, vous devrez lister tous vos lieux de travail, vos salons, là où vous proposerez des prestations. Ensuite, vous ajouterez toutes les prestations que vous souhaitez qui sont réservables et pour lesquels vous pouvez ajouter des options de paiement (pour assurer les réservations), un temps spécifique, un nombre de personnes pouvant y participer et affecter des fournisseurs capable d’assurer la prestation.

Enfin, vous listerez ces « fournisseurs », les personnes qui travaillent chez vous (en définissant des jours et des plages horaires de travail) et qui peuvent proposer ces services. En mentionnant leur adresse email, ils pourront recevoir une alerte pour chaque nouvelle réservation. Vous pourrez aussi les connecter à leur agenda Google pour avoir les évènements en direct dans leur agenda.

Des mails de validation et de rappels

A chaque réservation, l’internaute reçoit un email de confirmation totalement personnalisable lui mentionnant toutes les informations liées à la prestation choisie. De la même manière, lorsqu’un rendez-vous est modifié ou annulé, le client recevra une notification par email. Tous les emails du site devront être dans un style graphique en correspondance avec l’environnement de votre site, c’est pourquoi il vous faut pouvoir les paramétrer à votre convenance.

Petit plus : La possibilité d’envoyer une notification 24h avant le rendez-vous pour rappeler les informations de réservation au client. Avoir un lien dans le mail pour ajouter un rendez-vous Google automatiquement dans l’agenda du client.

Un back-office efficace

Le back-office est la clé de votre système de réservation, vous devez pouvoir piloter l’intégralité de votre planning en quelques clics, ajouter des rendez-vous rapidement, les modifier et les annuler. La vue d’un agenda journalier, hebdomadaire ou mensuel vous permettra de visualiser rapidement votre niveau de réservation.

De plus, vous pourrez gérer, exporter l’intégralité des informations de vos clients si vous souhaitez par exemple leur faire un envoi de newsletter.

Et comment se passe l’intégration dans votre site ?

L’intégration en HTML/CSS peut se faire de manière transparente sur votre site et le petit plus pour votre client peut être la mise en place d’une page dédiée sur laquelle il pourra gérer ses réservations de manière autonome.

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